Lightning Decision Jam : l’art de révolutionner vos réunions !

Lightning

Un article écrit par Cyril Meuraillon, Chef de projet digital SQLI Bordeaux

Marre des réunions qui se terminent sans réelle prise de décision et qui démotivent les équipes ? Vous rêvez d’une technique d’animation efficace qui vous permette de définir des actions concrètes et viables en un temps record ? Le Lightning Decision Jam (LDJ) est LA solution ! Il vous permettra de trouver rapidement des solutions pertinentes à vos problèmes les plus significatifs. Comment ? En mettant à profit l’intelligence collective tout en écartant presque toute discussion.

Pourquoi utiliser le Lightning Decision Jam ?

Le LDJ peut être utilisé dans toutes les situations qui requièrent un groupe de personnes ayant pour objectif de prendre des décisions : pour résoudre des problèmes, discuter des challenges à relever ou mettre en place des actions rapides. Chaque session doit se dérouler autour d’un thème défini au préalable, qui doit être le plus large possible. Un thème trop précis limiterait la réflexion (ex : les préoccupations actuelles sur le projet X, l’optimisation de la phase de delivery).

Le LDJ peut également devenir une routine au sein d’un projet pour régler chaque fin de semaine les problèmes rencontrés et ainsi conserver une bonne dynamique et garantir le bon moral de l’équipe.

 

Un process en 8 étapes

Imaginé par AJ&Smart, une agence de Design Sprint berlinoise, le LDJ se déroule en 8 étapes qui vont vous permettre de :

  1. Identifier rapidement des problèmes à traiter en priorité,
  2. Faire émerger un maximum de solutions créatives ou évidentes et définir les plus pertinentes pour la résolution des problèmes rencontrés,
  3. Identifier les solutions ayant un maximum d’impact avec un minimum d’effort,
  4. Décider d’actions claires et percutantes à mettre en place sur le court terme.

Pour cela, le LDJ s’appuie sur 2 principes fondamentaux :

  • L’expression individuelle (presque) sans discussion : les participants sont invités à exprimer leurs idées sur des post-it, individuellement et sans remise en cause par les autres participants. Cette approche peut paraître surprenante, mais les discussions sans fin et déstructurées sont la bête noire de nombreuses réunions. Elles peuvent être source de désaccords et créer des tensions au sein d’une équipe. On arrive vite dans des situations où chacun veut faire entendre sa voix, imposer son idée et la réunion se termine sans prise de décision ferme. En mettant de côté toutes ces discussions, le LDJ donne au point de vue de chaque participant un poids équivalent et évite les débats superflus et chronophages.

 

  • La priorisation par un système de vote individuel : les équipes peuvent perdre leur temps à travailler sur des problèmes non prioritaires, ayant un faible impact sur la qualité du projet. Le système de vote du LDJ va donc permettre de définir les réels obstacles d’un projet. En ne traitant que les problèmes ayant reçu un maximum de votes, on peut alors se concentrer sur l’essentiel et laisser de côté les problèmes secondaires. Ce système de vote s’applique également aux solutions avancées afin de ne retenir que les plus pertinentes.

 

Le choix du facilitateur

Chaque session doit obligatoirement être animée par un facilitateur, volontaire et membre de l’équipe. Son rôle est principalement de dérouler la méthode, veiller au respect du temps alloué à chaque étape et couper court à toute discussion ou débat qui pourrait s’engager.

 

La durée d’une session

Sur beaucoup de projets, les réunions s’accumulent et leur durée s’avère souvent mal optimisée. Dans ce contexte, avoir un outil comme le LDJ devient un atout majeur. Un temps est alloué à chacune des 8 étapes, ce qui permet en 45 minutes de prendre des décisions efficaces et sans concession.

 

La taille du groupe

Pour qu’une session de LDJ ait un intérêt, il faut un éventail de contributions et d’opinions assez large. La taille minimum d’une équipe peut être de 3 personnes, mais la taille idéale est de 4 à 6 participants (maximum 8). Au-delà, la logistique pour cet exercice devient compliquée. Vous pouvez cependant l’utiliser pour des groupes beaucoup plus importants en les séparant en plusieurs petits groupes.

 

Mon expérience du Lightning Decision Jam

Après l’avoir testé avec 7 participants sur une problématique de la phase de delivery avec un client, il s’avère qu’animer une réunion où personne ne parle est assez… inattendu ! Mais le flot d’idées est sans pareil. L’avantage de pouvoir s’exprimer librement sans que personne ne vienne infirmer ce que vous avez à dire ne laisse aucune place aux non-dits. Chacun dit ce qu’il a à dire, sans filtre. De plus, le système de vote permet vraiment de mettre l’accent sur les réelles difficultés de l’équipe. Ils ont pu identifier les problèmes les plus significatifs et définir des actions concrètes à mettre en place rapidement et tout ça en 45 minutes. Le LDJ permet d’aller droit au but ! Alors n’hésitez plus et adoptez le !

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